Re: Kelkoo LTD opportunity
Job Applicants Privacy Notice (English Version)
Unless advised otherwise, all references to Kelkoo Group, “we”, “us“ or “our” in this Job Applicants Privacy Notice includes, individually and collectively, companies belonging to the Kelkoo Group Limited group, located in the European Economic Area (EEA) that are involved in the processing of personal data.
Kelkoo Group takes your privacy very seriously. This Job Applicants Privacy Notice details the main privacy principles Kelkoo Group applies to the personal data of job applicants that we collect and process, as part of any recruitment process.
This Privacy Notice describes what personal data from applicants is collected, how we use, share and secure your personal data as part of any recruitment process, and also describes your rights regarding our use and your access to your personal data.
1.What personal data do we c**ollect?**
Kelkoo Group collects a range of information about you. This includes:
- your name, address and contact details, including email address and telephone number;
- details of your qualifications, skills, experience, employment history;
- information about your current salary as provided by you (your fixed salary and your variable pay when it applies) and about your salary expectations;
- information about your current benefits entitlement;
- information about your entitlement to work in the country where you apply;
- information about a disability for which Kelkoo Group may need to make reasonable adjustments during the recruitment process.
Your personal data will be stored in a range of different places, including on your application record, in HR management systems and on other IT systems (including emails).
2. How do we collect your personal data?
Kelkoo Group may collect this information in a variety of ways. For example, data might be contained in application forms or your CV, or obtained from your passport or other identity documents, or collected through interviews or other forms of assessment.
We may also collect personal data about you from third parties, such as references supplied by referees or former employers or through professional social network services where you agreed to share information with recruiters.
3. Why do we collect your personal data?
You are under no statutory or contractual obligation to provide personal data to Kelkoo Group during the recruitment process. However, if you do not provide the information, we may not be able to process your application properly or at all.
Processing data from job applicants allows us to manage the recruitment process, assess and confirm a candidate's suitability for employment and decide to whom we offer a job.
In some cases, we need to process your personal data to ensure that we are complying with our legal obligations. For example, it is mandatory to check the eligibility of a foreign candidate to work in a country, according to the legislation of that country, before employment starts.
If your application is unsuccessful, we inform you here that Kelkoo Group will keep your personal data on file in case there are future employment opportunities that may be of interest to you.
4. Wh**o has access to your personal data?**
Your personal data might be shared internally for the purposes of the recruitment exercise. This includes members of the HR and recruitment teams, interviewers involved in the recruitment process, managers in the business area with a vacancy and IT staff if access to the data is necessary for the performance of their roles.
We may transfer information about you to other companies within the Kelkoo Group for purposes connected with your recruitment process or the management of the Kelkoo Group’s business.
We use third party software service providers to support our recruitment process.
Please note that Kelkoo Group may transfer your personal data outside the European Union as part of its data processing activities. In such case the organization receiving your personal data will have provided to Kelkoo Group adequate safeguards such as adherence to the EU-U.S. Privacy Shield Framework, execution of the EU Standard Contractual Clauses (SCC) for data transfers between EU and non-EU countries, or another specifically stated lawful basis for the transfer of personal data to a third country.
5. What are the legal bases for the processing of personal data?
Our legal basis for the processing of personal data is our legitimate business interest. We may also rely on contract, legal obligation and consent for specific uses of personal data.
We will rely on legal obligation if we are legally required to hold information on you to fulfil our legal obligations.
We will in some circumstances rely on consent for particular uses of your personal data and you will be asked for your express consent, if legally required. Where consent is the lawful basis for our processing you have the right to withdraw your consent to this particular processing at any time.
6. How do we protect your personal data?
We have put in place appropriate security measures to prevent your personal information from being accidentally lost, used or accessed in an unauthorised way, altered or disclosed. In addition, we limit access to your personal data to those employees, agents, contractors and other third parties who have a business need-to-know. They will only process your personal data on our instructions and they are subject to a duty of confidentiality.
7. For how long do we keep your personal data?
If your application for employment is unsuccessful, Kelkoo Group will hold your personal data on file for not longer than six (6) months after the receipt of your application, subject to the company being able to consider your application for another role. At the end of that period, or earlier if you so request, your personal data will be deleted or destroyed.
If your application for employment is successful, personal data gathered during the recruitment process will be transferred to your HR file and retained during your employment.
8. Your rights
Under the General Data Protection Regulation (GDPR) you have the following rights with regards to your personal data:
- Right to access: You have the right to access, at any time, your personal data;
- Right to request rectification: You have the right, at any time, to request rectification of your personal data, which would not be accurate or complete;
- Right to erasure: In certain circumstances, you have the right to obtain from Kelkoo Group the erasure of your personal data;
- Right to restrict: You have the right to restrict the processing of your personal data in certain circumstances, and you can request Kelkoo Group to limit the way we use your personal data;
- Right to object: You have the right to request that some of your personal data is not collected and/or some collected data is not used, provided that it does not impact the good running of the company;
Should you have any request relating to your personal data, please send your request to our Data Protection Officer (DPO) by email or mail at the contact details indicated below.
You may lodge a complaint with the relevant supervisory authority for your country, if you believe that we have not complied with the requirements of the GDPR with regard to your personal data.
Our Data Protection Officer can be contacted as follows:
- By email dpo@kelkoogroup.com, or
- By mail: KELKOO GROUP DPO— Kelkoo SAS, 12 rue Godot de Mauroy, 75009 Paris – France
Règlement de Protection des Données à l’attention des candidat(e)s aux offres d’emploi de Kelkoo Group (French Version)
Sauf indication contraire, toute référence à Kelkoo Group, à "nous", à "notre" ou à "nos" dans le présent Règlement inclut, individuellement et collectivement, les sociétés appartenant à Kelkoo Group Limited, situées dans l'Espace économique européen (EEE) qui sont impliquées dans le traitement des données personnelles.
Kelkoo Group prend votre vie privée très au sérieux. Ce Règlement de Protection des Données à l’attention des candidat(e)s aux offres d’emploi de Kelkoo Group détaille les principes de confidentialité que Kelkoo Group applique aux données personnelles des candidats que nous recueillons et traitons, dans le cadre de notre processus de recrutement.
Le présent Règlement décrit les données personnelles recueillies auprès des candidats, la façon dont nous les utilisons, les partageons et les protégeons dans le cadre de tout processus de recrutement, et décrit également vos droits concernant notre utilisation et votre accès à vos données personnelles.
1. Quelles données personnelles collectons-nous ?
Kelkoo Group recueille toute une série de données à votre sujet. Cela inclut :
- vos nom, prénom, adresse et coordonnées, y compris votre adresse électronique et votre/vos numéro(s) de téléphone ;
- des détails sur vos qualifications, vos compétences, votre expérience et vos antécédents professionnels ;
- des informations sur votre salaire actuel tel que vous nous l'avez communiqué (votre salaire fixe et votre rémunération variable le cas échéant) et sur vos prétentions salariales ;
- des renseignements sur vos droits actuels à certaines prestations ;
- des informations sur votre droit de travailler dans le pays où vous postulez ;
- des informations sur un éventuel handicap, tel que vous nous l’aurez librement communiqué, pour lequel Kelkoo Group peut avoir besoin de procéder à des aménagements au cours du processus de recrutement et suite à celui-ci.
Vos données personnelles seront stockées à différents endroits, notamment dans votre dossier de candidature, dans les systèmes de gestion des ressources humaines et dans d'autres systèmes informatiques (y compris les e-mails).
2. Comment collectons-nous vos données personnelles ?
Kelkoo Group peut recueillir ces renseignements de diverses façons. Par exemple, les données peuvent être contenues dans les formulaires de candidature ou dans votre CV, ou obtenues à partir de votre passeport ou d'autres documents d'identité, ou recueillies lors d'entretiens ou d'autres formes d'évaluation.
Nous pouvons également recueillir des données personnelles vous concernant auprès de tiers, tels que des références fournies par d'anciens employeurs ou par l'intermédiaire de services de réseaux sociaux professionnels où vous avez accepté de partager des informations avec des recruteurs.
3. Pourquoi collectons-nous vos données personnelles ?
Vous n'avez aucune obligation légale ou contractuelle de fournir des données personnelles à Kelkoo Group pendant le processus de recrutement. Toutefois, si vous ne fournissez pas les renseignements demandés, nous pourrions ne pas être en mesure de traiter votre demande correctement, voire pas du tout.
Le traitement des données personnelles des candidats nous permet de gérer le processus de recrutement, d'évaluer et de confirmer l'aptitude d'un(e) candidat(e) à un emploi et de décider à qui nous offrons un emploi.
Dans certains cas, nous devons traiter vos données personnelles pour nous assurer que nous respectons nos obligations légales. Par exemple, il est obligatoire de vérifier l'éligibilité d'un candidat étranger à travailler dans un pays, selon la législation de ce pays, avant de commencer à travailler.
Si votre candidature n'est pas retenue, nous vous informons ici que Kelkoo Group conservera vos données personnelles dans ses fichiers au cas où il y aurait d'autres offres d'emploi qui pourraient vous intéresser.
4. Qui a accès à vos données personnelles ?
Vos données personnelles peuvent être partagées en interne pour mener à bien le processus de recrutement. Il s'agit notamment des membres des équipes RH et de recrutement, des interviewers impliqués dans le processus de recrutement, des responsables du secteur d'activité ayant un poste vacant et du personnel informatique si l'accès aux données est nécessaire à l'exercice de leurs fonctions.
Nous pouvons transférer des informations vous concernant à d'autres sociétés au sein de Kelkoo Group en lien avec votre processus de recrutement ou à des fins liées la gestion des activités de Kelkoo Group.
Nous faisons appel à des fournisseurs de services logiciels tiers pour organiser notre processus de recrutement.
Veuillez noter que Kelkoo Group peut transférer vos données personnelles en dehors de l'Union Européenne dans le cadre de ses activités de traitement de données. Dans ce cas, l'organisation qui reçoit vos données personnelles aura fourni à Kelkoo Group des garanties adéquates, telles que le respect du cadre de protection de la vie privée UE-États-Unis, de l'exécution des Clauses Contractuelles Types de l'UE (CCT) pour les transferts de données entre pays membres et non membres de l'UE, ou une autre base légale spécifiquement indiquée pour le transfert des données personnelles vers un pays tiers.
5. Quelles sont les bases légales du traitement des données personnelles ?
Notre base légale pour le traitement des données personnelles est notre intérêt commercial légitime. Nous pouvons également nous fonder sur un contrat, une obligation légale et un consentement pour des utilisations spécifiques de données personnelles.
Nous nous fonderons sur une obligation légale si nous sommes légalement tenus de détenir des informations vous concernant pour remplir nos obligations légales.
Dans certaines circonstances, nous nous fonderons sur votre consentement pour des utilisations particulières de vos données personnelles et nous vous demanderons votre consentement exprès, si la loi l'exige. Si le consentement est la base légale de notre traitement, vous avez le droit de retirer votre consentement à ce traitement particulier à tout moment.
6. Comment protégeons-nous vos données personnelles ?
Nous avons mis en place des mesures de sécurité appropriées pour empêcher la perte accidentelle, l'utilisation ou l'accès non autorisé, la modification ou la divulgation de vos données personnels. De plus, nous limitons l'accès à vos données personnelles aux employés, agents, sous-traitants et autres tiers qui ont besoin de les connaître. Ils ne traiteront vos données personnelles que sur nos instructions et sont soumis à un devoir de confidentialité.
7. Pendant combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?
Si votre candidature n'est pas retenue, Kelkoo Group conservera vos données personnelles dans ses fichiers pendant une période maximale de six (6) mois à compter de la réception de votre candidature, sous réserve que la société puisse examiner votre candidature pour un autre poste. Au terme de cette période, ou plus tôt si vous en faites la demande, vos données personnelles seront effacées ou détruites.
Si votre candidature est retenue, les données personnelles recueillies au cours du processus de recrutement seront transférées à votre dossier RH et conservées pendant votre emploi.
8. Vos droits
En vertu du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), vous disposez des droits suivants en ce qui concerne vos données personnelles :
- Droit d'accès : vous avez le droit d'accéder, à tout moment, à vos données personnelles ;
- Droit de demander rectification : vous avez le droit, à tout moment, de demander la rectification de vos données personnelles, qui ne seraient pas exactes ou complètes ;
- Droit d'effacement : dans certaines circonstances, vous avez le droit d'obtenir de Kelkoo Group l'effacement de vos données personnelles ;
- Droit de restriction : vous avez le droit de limiter le traitement de vos données personnelles dans certaines circonstances et vous pouvez demander à Kelkoo Group de limiter la manière dont nous utilisons vos données personnelles ;
- Droit d'opposition : vous avez le droit de demander que certaines de vos données personnelles ne soient pas collectées et/ou que certaines données collectées ne soient pas utilisées, à condition que cela n'affecte pas le bon fonctionnement de l'entreprise ;
Pour toute demande relative à vos données personnelles, veuillez adresser votre demande à notre Délégué à la Protection des Données (DPO) par e-mail ou par courrier aux coordonnées indiquées ci-dessous.
Vous pouvez déposer une plainte auprès de l'autorité de contrôle compétente de votre pays, si vous estimez que nous n'avons pas respecté les exigences du RGPD en ce qui concerne vos données personnelles.
Notre Délégué à la Protection des Données (DPO) peut être contacté comme suit :
- Par e-mail: dpo@kelkoogroup.com , ou
- Par courrier: KELKOO GROUP DPO— Kelkoo SAS, 12 rue Godot de Mauroy, 75009 Paris – France
